home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PsL Monthly 1993 November / PSL Monthly Shareware CD-ROM (November 1993).iso / dos / zctl / zctl10.doc < prev    next >
Text File  |  1993-06-16  |  12KB  |  297 lines
  1. Program:        Zip Code Tool Lite (ZCTL)
  2. Version:        1.0
  3. Date:           06/15/93
  4. Author:         George Spafford
  5.                 Copyright 1993:  All Rights Reserved
  6.  
  7. Purpose:
  8.  
  9. To have a zip code database that has a fair amount of search capabilities,
  10. but does NOT take a lot of drive space.
  11.  
  12. Install:
  13.  
  14. Copy the distribution files into one directory and then run the ZCTLGEN.EXE
  15. program if you have an 8088, V20 or 80286.  Run ZLGEN386.EXE if you have an
  16. 80386 or above processor - this program is much faster than just ZCTLGEN.EXE.
  17. The database file that is created, ZCTL.DBZ is 4.6 MB in size (much smaller
  18. than the full blown ZCT.DBZ file that the Zip Code Tool uses - ZCT.DBZ is 12MB).
  19.  
  20. ZCTL must be run from its host directory.  It can NOT run from the path
  21. statement.  To correct this problem, please read the SDS utility's doc files.
  22. This program does not support LAN based record locking.
  23.  
  24. NOTE:  ZCTQ, a special command line driven search program CAN RUN FROM THE
  25.        COMMAND LINE AND DOES USE DOS TO FIND THE ZCTL.DBZ DATA FILE.
  26.  
  27.        ZCTQ MUST BE IN THE SAME DIRECTORY AS THE ZCTL.DBZ FILE.
  28.  
  29.  
  30. ========================
  31. How to use ZCTL.EXE
  32. ========================
  33.  
  34. ZCT consists of a graphical user interface that can be accessed either with the
  35. keyboard or with a mouse.  To access the menu with the keyboard, press just the
  36. ALT key and then release it.  The left most menu item "Data" will be
  37. highlighted and you can then either press ENTER to show the menu or use the
  38. arrow keys to move.  With a mouse, the menus are of the pull-down variety.
  39.  
  40. In an attempt to cover this version of ZCT in an orderly manner, I am going
  41. to discuss the menu selections from left to right on the screen.  The main
  42. menu is made up of the following submenus:
  43.  
  44.         DATA    contains data related controls.
  45.         REPORTS the report option.
  46.         SEARCH  contains several options to look up data.
  47.         UTILS   contains options relating to the program itself.
  48.         INFO    contains items relating to registering the program.
  49.         QUIT    Gee, I wonder what this does!  It exits the program.
  50.  
  51. Now let's look at each of the submenus in detail:
  52.  
  53. DATA:
  54.  
  55.         Add     Adds new records to the database.  Only use this if you
  56.                 are adding an entirely new data entry.  It is NOT for
  57.                 updating an existing entry.  First clear the screen,
  58.                 enter your data and then select this option to save the
  59.                 information.
  60.                 Shortcut Key:   CTRL-A
  61.  
  62.         Bottom  This moves to the last record in the database according to
  63.                 the currently selected index.
  64.                 Shortcut Key:   CTRL-B
  65.  
  66.         Clear Form
  67.                 This clears all of the input fields on the screen.  Use this
  68.                 before you add data.
  69.                 Shortcut Key:   CTRL-C
  70.  
  71.         Delete  Use this to delete the currently viewed record.  If you
  72.                 accidentally delete a record, do not exit the record and just
  73.                 use ADD to enter it back into the database.  If you delete a
  74.                 record, move to another and then realize that it was a mistake,
  75.                 you can not recover the record.
  76.  
  77.         Update  Use this to make changes to the record that is displayed in
  78.                 front of you.  It is for making changes to an existing record.
  79.                 It is NOT for adding a record.
  80.                 Shortcut Key:   CTRL-U
  81.  
  82.         Next    Use this to move to the next record according to the currently
  83.                 selected index.
  84.                 Shortcut Key:   CTRL-N
  85.  
  86.         Previous
  87.                 Use this to move to the prior record according to the currently
  88.                 selected index.
  89.                 Shortcut Key:   CTRL-P
  90.  
  91.         Record Count
  92.                 This item displays how many records are currently in its main
  93.                 ZCTL.DBZ database.
  94.  
  95.         Top     This moves to the first record in a database according to the
  96.                 currently selected index.  It is the opposite of the "Bottom"
  97.                 command.
  98.                 Shortcut Key:   CTRL-T
  99.  
  100. REPORTS:
  101.  
  102.         Single Entry
  103.                 This prints out the currently displayed record.
  104.                 Shortcut Key:   CTRL-R
  105.  
  106. SEARCH:
  107.  
  108.         NOTE:   USE STATE ABBREVIATIONS WHEN PROMPTED FOR A STATE NAME!
  109.                 IF THE PROGRAM CAN NOT FIND A MATCH, THEN IT WILL FIND THE
  110.                 CLOSEST ENTRY IT CAN BASED ON THE FIRST SEVERAL LETTERS.
  111.                 SEARCHES AUTOMATICALLY SET THE APPROPRIATE INDEX.
  112.  
  113.         Quick-Search
  114.                 This allows a user to quickly search the database
  115.                 for an entry on the basis of City Name, State abbreviation.
  116.                 For example:    Saint Joseph, MI
  117.                 If you do not know how to spell an entire city name, just
  118.                 enter up to the point that you do know and the state name.
  119.                 For example:    Saint, MI
  120.  
  121.                 Shortcut Key:   CTRL-S
  122.  
  123.         Zip Code
  124.                 Use this to find a record when you know the zip code.
  125.  
  126.         Area Code
  127.                 Searches for matches based on a given area code.
  128.  
  129. UTILS:
  130.  
  131.         Reindex the Database
  132.                 ONLY USE THIS IF YOU ARE HAVING SEARCH ERRORS.  This routine
  133.                 drops all indicies from the database and then recreates them.
  134.                 It is a rather lengthy process.
  135.  
  136. INFO:
  137.  
  138.         Program Version
  139.                 Displays the program name and version.
  140.  
  141.         Print Registration Form
  142.                 Prints the registration form to the printer.  User this option
  143.                 when you want to register ZCT with me.
  144.  
  145.         Enter Serial Number
  146.                 Use this to enter the registration data that I send you
  147.                 when you register the program.
  148.  
  149.         Display Serial Number
  150.                 This option displays who the copy is registered to and their
  151.                 serial number.  The program will warn you if the serial number
  152.                 and user ID do not match.  If you receive an error message, then
  153.                 use "Enter Serial Number" to re-input the data.  Serial numbers
  154.                 do not use the letter "O" (Oh) - serial numbers always use the
  155.                 numeral 0 (zero).  Thus, 99001A is 99, two zeroes, 1 and A.
  156.                 Enter the information EXACTLY as I give it to you.
  157.  
  158.         If you are getting registration errors for no reason, try the following:
  159.  
  160.                 1.      Run ZCTL and re-enter your data under the INFO menu.
  161.                 2.      If #1 doesn't work, go to the directory where you have
  162.                         ZCT Lite and delete ZCTL.CFG and try step #1 again.
  163.                 3.      Did you use a capital letter Oh in place of a zero?
  164.                 4.      Did you type your user ID in exactly as it as given
  165.                         to you on your registration form that I sent you?
  166.                         Do NOT add spaces, change abbreviations, use
  167.                         different spellings, etc.  You must type in the
  168.                         user ID and serial number EXACTLY as I give it to
  169.                         you.
  170.  
  171.  
  172. ----------------------
  173. Fields on the Screen:
  174. ----------------------
  175.         City            This contains the city name.
  176.         State           This contains the state's abbreviation.
  177.         Zip Code        This contains the record's zip code.
  178.         Area Code       This contains the record's area code.
  179.  
  180. ---------------------
  181. Command Buttons:
  182. ---------------------
  183.  
  184.         On the screen are three command buttons that can be accessed via
  185.         the mouse or by pushing ALT+ the highlighted letter.
  186.  
  187.                 Previous        Moves to the prior record.
  188.                 Next            Move to the next record.
  189.  
  190. Database pack:
  191. --------------
  192.  
  193. If, for some reason, you delete a lot of records, run PACK.BAT.  If you do
  194. not delete a lot of records, then do not waste your time.  This program only
  195. removes references to